有時我們的陳情書要寄送時,都會有所謂的正本收受者以及副本收受者。必須透過郵局來寄送文件時,一律都要採取文件的回執(通稱雙掛號),以確保文件是否已經寄達要送的單位,以及該單位所收受的時間。

  所有的寄件文件,除了可以親自送達外,採用郵局寄件一律都要將過程完整的記錄下來,以下圖為例,可選擇快捷或掛號方式,將執據貼在A4白紙上,或是貼在留存陳情書的背面上,這樣子,我們更可以知道陳情書信被對方所簽收的時間。因為收執單號都很小張,所以務必用上述的方法保存,以防被夾到其他文件混淆不清,甚至於遺失。 

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以上圖為例,可以知道機關何時簽回陳情書件,機關會在回執聯上加蓋「收文章」,收文章上會有日期


  • 註1 親自送達,必須要將公文登錄的號碼抄錄下來。

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