當資料一件一件的疊積，很多族人都不知如何處理。蠻常看到族人都會把一堆公文全部裝進一個大的信封袋裡，每當要使用資料時，就全部倒出來又倒回去的。如此的作法，容易造成資料遺失，尤其是遇到小小張的文件時，更容易遺失不見。所以，建議你可以至文具行購買「11孔內頁(透明)」以及「文件資料夾(2孔或3孔)」，如下圖所示。將文件一一裝進11孔內頁袋，再將公文依時間的先後排序，再夾入文件資料夾即可。因為資料夾可重複開啟，也可以隨時調整內頁的資料順序，是蠻不錯的一個收集資料方法。
當你將所有文件都整理好，並裝入資料夾後，將每一頁做上一個編號，建議你再製作「目錄清冊」，在每一個資料夾前頁裡夾入這些目錄，這樣子，當你在翻閱大量資料時，可以先從目錄清冊裡直接找尋。做好所有的文書作業，也方便將來別人在閱讀時的速度。
目錄清冊的內容格式，可依個人喜好編排，附上我個人所製作的清冊目錄，讓大家參考。
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