離開了暨南大學圖書館,原本規劃要參加原住民特考的我,每日就到埔里的大東海補習班開始研究經濟方面的課程。大約不到一個多月,剛好縣議員服務裡的助理,因有其他的規劃,所以需要人手的協助。於是,我就在看書之餘,過去協助服務處處理文件。後來,議員徵詢我的意見,是否可以擔任他的助理工作。於是,我就在這樣子的機緣下開始了另一種工作的體會。

  剛接任工作時,第一眼看到議員上任以來的所有公文文件,全部都堆在座位的下方。看到這麼一堆的文件,完全都沒有整理,也沒有分裝成冊,要找尋文件,實在是有很大的困難。於是,我就開始著手規劃一套公文管理系統,首先自己安裝了一個伺服主機,用的作業系統是FreeBSD,並且使用php語法撰寫公文管理系統。因為我本身在89年至91年間,曾任北市府職務代理員工作,所以對於公文的管制流程熟悉。於是,在短短不到一個星期裡,我就寫好了一套簡易的公文管理系統。

  寫好公文管理系統後,最堅辛的工作,就是要那堆公文文件全部輸入到系統裡。我又開了將近快二個星期時間,把每一件公文的主旨及內容摘要全部key in到系統裡。將每一件公文的流水號填入公文上,並將使用系統進行分類並裝冊。

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  當我完成這項堅辛的工作後,我已經打壞了一個鍵盤,好不容易,真的已經完成系統的建置以及文件的輸入。有了這套系統,對我來說是非常的方便,因為當時我是把主機建置在我家裡,使用的是固定IP。我也有設計了可以溝通的平台,做了一個簡易的簽核作業。議員他只要在有網路的地方,就可以上網透過這套系統查看所有的公文以及最新的處理情形(包含發文及辦理狀況)等,甚至於可以透過系統寫下交辦事項。也因為這樣子,可以很快速的把訊息直接登錄在系統上,不限時間及空間的影響,改善了服務鄉親的品質。

  記得有一天早上,突然有個鄉親來問我「我的案子辦的如何咧」,於是我就直接問她的大名,我就回到位置上系統以她的姓名查詢案件。一下子,就找出了將近快十件的公文,我就直接看系統上的公文主旨及辦理情形,我就在短短不到幾分鐘的時間裡,很快地可以知道這位親鄉的案情及處理狀況。於是,我就回應他還在處理中,正在等待縣府那裡的回應。我才知道,原來辛苦的這段時間,是值得的。

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蒙厚愛-還我原墾地

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