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有時我們的陳情書要寄送時，都會有所謂的正本收受者以及副本收受者。必須透過郵局來寄送文件時，一律都要採取文件的回執（通稱雙掛號），以確保文件是否已經寄達要送的單位，以及該單位所收受的時間。
所有的寄件文件，除了可以親自送達１外，採用郵局寄件一律都要將過程完整的記錄下來，以下圖為例，可選擇快捷或掛號方式，將執據貼在A4白紙上，或是貼在留存陳情書的背面上，這樣子，我們更可以知道陳情書信被對方所簽收的時間。因為收執單號都很小張，所以務必用上述的方法保存，以防被夾到其他文件混淆不清，甚至於遺失。
以上圖為例，可以知道機關何時簽回陳情書件，機關會在回執聯上加蓋「收文章」，收文章上會有日期
- 註１ 親自送達，必須要將公文登錄的號碼抄錄下來。
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