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  有時我們的陳情書要寄送時,都會有所謂的正本收受者以及副本收受者。必須透過郵局來寄送文件時,一律都要採取文件的回執(通稱雙掛號),以確保文件是否已經寄達要送的單位,以及該單位所收受的時間。

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  收到公文或是其他文件,若以郵寄方式,所裝袋的信封袋也要留著。因為信封上有加蓋郵戳,郵戳上會有寄件的日期。最好的方式,是在郵封上,自己填寫於何時收到這封信件。

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  當資料一件一件的疊積,很多族人都不知如何處理。蠻常看到族人都會把一堆公文全部裝進一個大的信封袋裡,每當要使用資料時,就全部倒出來又倒回去的。如此的作法,容易造成資料遺失,尤其是遇到小小張的文件時,更容易遺失不見。所以,建議你可以至文具行購買「11孔內頁(透明)」以及「文件資料夾(2孔或3孔)」,如下圖所示。將文件一一裝進11孔內頁袋,再將公文依時間的先後排序,再夾入文件資料夾即可。因為資料夾可重複開啟,也可以隨時調整內頁的資料順序,是蠻不錯的一個收集資料方法。

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  什麼叫年譜,就是以時間為一個橫向軸(或稱Y軸),把一個公文或是事件記錄在時間軸上,就是所謂的年譜。

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  我常看到大家對於資料的收集是不太重視,即使是一個很簡單的收據,或是自己手抄的資料,都是很重要的。當下也許你還會記得事情的發生,但是日子一久,當你要再去回想過去的時候,就會變的很模糊,甚至於還想不出來。

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