我常看到大家對於資料的收集是不太重視,即使是一個很簡單的收據,或是自己手抄的資料,都是很重要的。當下也許你還會記得事情的發生,但是日子一久,當你要再去回想過去的時候,就會變的很模糊,甚至於還想不出來。

  我們在跟政府部們打交道時,所說的每一句話或是公文書信裡所提的每一個字,也許都會變成一個很關鍵的爭議點上。所以,我們必須做好的第一件事情,就是,必須要把手邊有的資料,都收集起來。

  例如,到公所送申請書,公所一定會給你一張小小的收據單據(如下圖所示),這樣子的單據就代表著你何時送件,因為單據比較小張,可以建議你把張據貼在一張空白的A4紙上,這樣子你就可以很方便的收集,也不會夾到別的資料裡,比較不會遺失找不到。

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  如果,你親自送達的文件是陳情書時,公所是不會給你單據,但你可以要求公所的登記桌1(或稱公文收發),請他們立即登錄公文管理系統,請他們將登錄的案號2告訴你。你一定要將這個案號抄寫下來,建議你也是一樣,抄在一張A4的白紙上,務必將幾個資訊登錄下來,「何時送達到公所」、「受理人員姓名」、「公文登錄的案號」,這個是務必要填寫的。


  • *1 所謂的登記桌(公文收發),就是公所統一對於所有公文、申請案件(陳情書、申請書...等)第一個接觸的窗口,公文的進出,都必須經由登記桌(公文收發)。所以任何的一個陳情或申請案件,都是會先由這裡為一個登錄的依據。
  • *2 所謂的案號,每當文件經由登記桌(公文收發)於公文管理系統上登錄時,都會有一個流水號,這個流水號就是代表這個文件的身份證號。將來要對於這件公文做查詢時,都是透過這個案號來做查詢。甚至於,公所在內部進行公文管制時,都是依據這個案號來做管理。
    每一個申請案件或是陳情書函,經過登記桌(公文收發)登錄後,都會有不同的號碼,這些號嗎都會經由登記桌(公文收發)產生,產生這個號碼時,就等於進入了公文管制的流程。所有的書信一但產生了案號,所有的辦理過程都會被記錄下來,例如,何時登錄時,由誰登記,由那個承辦人辦理,辦理的時間有多久,最後是否有發文,全都會由系統一一登錄。

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